SharePoint Dokumentenmanagement: PDFs mit Lists, Power Automate und Syntex automatisch erstellen

Output Management und Dokumentenautomatisierung haben zum Ziel, interne und externe Nutzer möglichst automatisiert mit Dokumenten zu versorgen. Dabei soll der manuelle Aufwand bei der Dokumentenerstellung und beim Versand per E-Mail durch Workflows möglichst minimiert werden. Hier bieten sich also umfangreiche Möglichkeiten zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

In diesem Video zeige ich einen Usecase der automatisierten Dokumentenerstellung aus dem Fuhrparkmanagement. Zu sehen ist die Erstellung von Kfz-Überlassungsvereinbarungen aus einer SharePoint-Liste bzw. Microsoft Lists Liste durch einen Power Automate Flow, der durch die Erstellung eines neuen Listenelements getriggert wird. Die eigentliche Dokumentenerstellung übernimmt eine moderne Microsoft Syntex-Vorlage, die mittels einer neuen Power Automate Action angesprochen werden kann.

Das so erstellte Dokument wird in einer separaten Dokumentenbibliothek abgelegt und mit weiteren Metadaten verschlagwortet. Durch die Dokumentenerstellung wird ein zweiter Flow getriggert, der das Dokument automatisiert an den entsprechenden Empfänger versendet. Dazu kommt eine Shared Mailbox zum Einsatz.

Nach der Anwenderdemo zeige ich alle eingesetzten Komponenten nochmals ausführlich beim Blick hinter die Kulissen. Hier seht ihr insbesondere, wie der Flow nur dann getriggert wird, wenn eine bestimmte Triggerbedingung vorliegt, z.B. nach einer erfolgten Genehmigung.

Weiterführende Infos zu den Inhalten findet ihr unter anderem auf diesem Kanal unter diesen Links:

Microsoft Syntex und moderne Vorlagen
https://youtu.be/fqYD7Pj2qrU

Power Automate Genehmigungsworkflows
https://youtu.be/ME682oSmNEc

00:00 Intro SharePoint Dokumentenmanagement
01:11 Demo Dokumentenerstellung aus SharePoint Liste
07:25 Automatisierung mit Power Automate und Microsoft Syntex
15:19 Best Practice Prozessmanagement
16:39 Videoempfehlungen zu SharePoint & Power Automate